Tenologias - GED ECM
Document Management (DM) – Gerenciamento dos Documentos Digitais
É o gerenciamento de todos os documentos digitais desde a sua criação até após o seu descarte. Os sistemas de DM fazem os controles de autoria, modificações, acessos, publicação e descarte dos documentos. Desta forma cria-se um registro fiel de todo o ciclo de vida de um documento eletrônico. Este registro permite ao administrador ter uma ampla visão das formas que as informações foram utilizadas dentro da empresa.
O controle de alterações feito através do versionamento dos documentos facilita o trabalho com conteúdos que estão em constante atualização, o que é o caso dos manuais técnicos e manuais de normas e procedimentos. A administração destas alterações é de fundamental importância para garantir a publicação correta das informações. No caso de uma atualização indevida, a versão anterior poderá ser facilmente acessada e retrabalhada.
Os sistemas de DM permitem a indexação dos arquivos através da criação de campos específicos de indexadores (metadados), atrelados ao arquivo, que permitem uma busca e recuperação mais fácil e precisa da informação.
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