Tenologias - Digitalização
A Digitalização consiste na criação de arquivos digitais, gerados a partir da captura das imagens de documentos através de scanners. Este processo poderá incluir técnicas de reconhecimentos de caracteres impressos (OCR), manuscritos (ICR) e processamento de formulários.
O processo de digitalização pode ser aplicado a qualquer tipo de documento, em qualquer formato e modelo especificando-se para isto o scanner correto.
Este processo facilita o manuseio de documentos evitando a perda de tempo arquivando, organizando, procurando, copiando e distribuindo a informação. Evita também o alto custo de Mão de obra para o manuseio e locais de armazenamento físico, a falta de segurança no armazenamento físico (incêndio, inundações, mofo) e acaba com a dificuldade de manter-se documentos legais atualizados para licitações e concorrências.
O processo de digitalização compõe-se de 5 etapas :
1- A Preparação dos documentos
Os documentos são preparados e limpos para passar no scanner. Nesta etapa são retirados grampos, colas, post-it, clipes e são preparados novamente para a remontagem no final do processo, se for necessária.
2- A Digitalização
Os documentos são passados no scanner especificado para aquele tipo de documento.
3 - O controle de qualidade
É feito um controle da qualidade da imagem gerada, onde são eliminadas qualquer tipo de interferência na leitura, pode ser feito um escurecimento do texto, cortes, rotacionamento, etc.
4 - A Indexação
Nesta fase é feita a ordenação lógica dos documentos dentro de um banco de dados para possibilitar a rápida pesquisa e recuperação dos mesmos.
A indexação é feita pelos dados principais, tais como: número do documento, emitente, data de emissão, CPF/CNPJ, etc e podem ter quantos campos forem necessários.
A estrutura da indexação é definida de acordo com a natureza de cada documento e com as necessidades específicas de cada cliente.
5 - Gravação das Imagens
As imagens são gravadas em mídias pré-definidas pelo cliente ou armazenadas em servidores e Storages definidas de acordo com o projeto de digitalização.
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